フィードバック面談は、上司から部下に対して評価とその根拠を伝え、今後の課題や行動計画について話し合う取り組みです。部下の成長を促しつつ、モチベーションの向上やコミュニケーションの活性化などの効果が得られます。
今回は、フィードバック面談の目的・効果を解説したうえで、フィードバック面談の進め方や面談の質を上げるために必要なスキルなどをお伝えします。
フィードバック面談とは
フィードバック面談とは、上司から部下に対して評価とその根拠を伝え、今後の課題や行動計画について話し合う取り組みです。
もともとフィードバックは制御工学などで用いられる言葉で「動作によって生じた結果を原因側に戻し、原因側に調整を行うこと」という意味を持ちます。ここから転じて「行動の結果や反応から改良を行うこと」といった意味合いで、広く一般的に用いられるようになりました。
そのなかでもフィードバック面談は、上司が一方的に評価や改善策を伝えるのではなく、部下が主体となって考える環境を提供するという特徴があります。
なお、フィードバックの種類や方法（フレームワーク）については「ビジネスにおけるフィードバックとは 種類・方法・効果について解説」でも詳しく解説しています。
「関連記事：ビジネスにおけるフィードバックとは 種類・方法・効果について解説」
フィードバック面談の目的と効果
フィードバック面談を行う目的は多岐にわたります。ここでは、フィードバック面談がどのような効果をもたらすのかを含めて解説していきます。
評価への納得感を高める
フィードバック面談の主たる目的として、評価への納得感を高めることが挙げられます。「真面目に仕事に取り組んでも評価されない」と感じると、モチベーションは大きく低下して、生産性が低下します。
さらに不満が募り「この会社では正当な評価が得られない」と感じてしまうと、離職リスクへとつながっていきます。
フィードバック面談で評価の基準や根拠を丁寧に伝えることで不満の解消につながり、モチベーションの低下や離職を防ぐ効果が期待されるわけです。
部下の成長を促す
フィードバック面談は人材育成の一環であり、部下の成長を促す効果があります。
上司からアクションプランや改善策などの「結論」を伝えるだけでは、部下が「指示待ち型」になってしまいます。フィードバック面談を通じて自身の評価や課題について深く考える機会を作ることで、内省力が高まり、問題解決力や課題発見力が高まっていくことが期待されるのです。
モチベーションの向上
フィードバック面談は様々な面から、部下のモチベーション向上につながります。
まず、部下について深く考えて評価を伝えることで期待感が伝わり、自然とモチベーションが向上します。また、課題やキャリアプランに基づいた行動計画を策定することで成長への道筋が明確になり、モチベーションが高い状態で日々の業務に向き合えるようになります。
コミュニケーションの活性化
フィードバック面談の重要な目的として、コミュニケーションの活性化が挙げられます。
管理職、とくにプレイングマネージャーの多くは業務の負担が大きく、なかなか部下とじっくり話し合う時間を設けられないのではないでしょうか。また新型コロナウイルスの感染拡大以降は、飲み会などの業務時間外のコミュニケーションも避けられています。
こうした状況を打破するためには、会社全体でフィードバック面談を業務として組み込み、上司と部下のコミュニケーションを半強制的に推進させる必要があります。最初は義務的に行うものであっても、フィードバック面談を繰り返していくうちに信頼関係も深まっていくでしょう。
フィードバック面談の進め方
ここからはフィードバック面談の進め方について、実際の流れに沿って解説していきます。
事前準備を整える
フィードバック面談では、事前の準備とシミュレーションが重要になります。まずは部下の評価内容を整理して、フィードバックの方向性をまとめましょう。
フィードバックは大きく「ポジティブフィードバック」と「ネガティブフィードバック」という2つの方向性に分けられます。ポジティブフィードバックで誉めて伸ばしていくのか、ネガティブフィードバックで反省を促して成長させるのかを明確にしましょう。
とくにネガティブフィードバックを行う際は、納得感が得られるだけの「根拠」を揃えることが大切です。また、モチベーションを極力下げないような言い回しも検討しておきましょう。
事前に部下が不満や疑問を感じそうな部分を確認しておけば、質問にも淀みなく回答でき、そのぶん部下からの信頼感も高まるでしょう。
アイスブレイク
フィードバック面談は上司から評価を伝える場であるため、部下が緊張している可能性があります。まずはアイスブレイクで面談の雰囲気を整えましょう。
合わせて、フィードバック面談は今後の成長につなげる取り組みであり、決して叱責の場ではないことを伝えるとよいでしょう。
自己評価を行ってもらう
フィードバック面談では評価を伝える前に、部下に自己評価を行ってもらいましょう。部下が話しているあいだは決して話を遮らず、傾聴の姿勢を貫くことがポイントです。
また、話を促す際に「○○の仕事について、どう思いますか？」とピンポイントで質問してしまうと、「○○の仕事で何かまずいことがあっただろうか」と警戒を招く恐れがあるので注意しましょう。
部下の話を聞いているあいだに、「自己肯定が低いから、評価を伝える際に褒める比率を多くしよう」「評価と乖離している部分があるから、丁寧に指摘しよう」といった具合に、フィードバックの方向性を決めておくと円滑に面談が進みます。
評価を伝える
部下の自己評価を確認したら、いよいよ評価を伝えます。ポイントは、具体的なエピソードを例にして、良かった点や改善点を伝えることです。とくにマイナス評価が抽象的・主観的だと、納得感は得られません。
また、部下の自己評価と乖離している部分があった場合は、納得が得られるように丁寧に説明しましょう。評価の伝え方に自信がない場合は、フレームワークを活用するのもよいでしょう。具体的な手法については、次の章で紹介しています。
課題の改善と行動計画の策定
課題の改善と行動計画の策定は、フィードバック面談の肝といっても過言ではありません。これらは上司から指示するのではなく、話し合いのなかで決定して、部下の自主性を育てましょう。
まずは、課題の改善方法について具体的なアクションプランを話し合い、期限を踏まえて行動計画に組み込むとよいでしょう。また、行動計画には部下のキャリアプランを反映させて個人の目標達成に沿った内容にすることで、モチベーションの向上につながります。
部下がアクションプランに対して乗り気ではないときは、課題の改善ではなく長所を伸ばす方向性で行動計画を検討してみても良いかもしれません。
最後に、今後への期待を伝えることで部下の成長とパフォーマンスの最大化を狙い、面談を終了します。マイナス評価が多くても、後味が悪い終わり方にはしないよう心がけましょう。
フィードバック面談で役立つフレームワーク
フィードバック面談を行うなかで「もっと部下の納得感を高める伝え方はないだろうか」「モチベーションを下げないように改善点を指摘できないか」と、自己流の方法に行き詰まりを感じている方も多いのではないでしょうか。
ここでは、フィードバックを行う際に役立つフレームワークを解説します。
サンドイッチ型
サンドイッチ型は、「ポジティブ→ネガティブ→ポジティブ」という流れでフィードバックを行う手法です。まずは成果などを誉めて、次にネガティブにあたる改善点を伝えて、最後にまた誉めるという構成になります。
ネガティブなフィードバックを行っても部下のモチベーションが低下しにくい一方で、改善点や課題が印象に残りにくいデメリットもあります。
シンプルな方法なので、フィードバックに慣れていない方はまずサンドイッチ型を取り入れてみるとよいでしょう。
ペンドルトンルール型
ペンドルトンルール型は、部下に自らの改善点や行動計画などを考えるように促す手法です。「テーマの確認→良かった点→改善点→行動計画→まとめ」という流れで、上司と部下のあいだで対話を重ねることが特徴です。
上司から答えとなるフィードバックを与えるのではなく、まずは部下に成果などの良かった点について話してもらい、そのうえで上司から改善点などを伝えます。これにより、対象者の主体性を引き出し、内省力を高める効果が得られます。
メリットとしては、自分で課題や改善点に気づくため、「他者から指摘を受ける」というストレスを感じずに済みます。また、対話を重ねるペンドルトンルール型は、上司と部下の関係性を深めるきっかけにもなるでしょう。
ただ、部下から言葉や気付きを引き出すために対話を繰り返す必要があるため、他のフレームワークよりも時間がかかることがデメリットとなります。
KPT型
KPT型は業務の振り返りに役立つフレームワークで、「Keep（継続して取り組むべきこと）」「Problem（課題・問題点）」「Try（改善に向けた行動）」の頭文字で構成されます。
KPT型の目的は、課題・改善点の共有と次のアクションの明確化にあり、プロジェクトチームや部署での振り返りにも用いられる手法です。
ホワイトボードや紙にそれぞれの項目についてざっくばらんに羅列していき、意見を出し合うことで新たな気づきにつながります。
フィードバック面談の質を上げるスキル
フィードバック面談の質を上げるためには、どのようなスキルを身につければよいのでしょうか。コミュニケーションと人材育成を促進する3つのスキルをご紹介します。
コーチングスキル
コーチングとは、対象者の成長やモチベーションの向上を促しながら、目標達成に向けたサポートを行う手法です。「双方向（インタラクティブ）」「個別対応（テーラーメイド）」「現在進行（オンゴーイング）」の3原則から成り立ち、コーチングを導入することで主体的な人材を育成することができます。
これらの定義からもわかるように、フィードバック面談自体がコーチングの一環といえます。コーチングスキルを身につければ、フィードバック面談の質が大きく向上するでしょう。
関連記事：「コーチング研修とは 実施する目的とその内容」
アサーティブ・コミュニケーション
アサーティブコミュニケーションとは、相手の意見や気持ちを尊重しつつ、自身の主張を伝える話法です。アサーティブコミュニケーションは「誠実」「対等」「率直」「自己責任」の4つの柱から成り立っており、これを実践することによって良好な人間関係を築くことができます。
アサーティブコミュニケーションが目指すところはフィードバック面談と重なる部分が多く、信頼関係の構築を促進させるだけでなく、面談の進行を円滑なものにしてくれるでしょう。
関連記事：「アサーティブコミュニケーションとDESC法による実践」
まとめ
フィードバック面談の目的は単に評価への納得感を高めるだけでなく、部下の成長を促す人材育成の一環であり、コミュニケーションを活性化させる取り組みとしても効果的です。
実際にフィードバック面談を進める際は、納得感が得られるような根拠とモチベーションを下げない言い回しを準備しておきましょう。また、面談中は一方的に話を進めず、部下の話を傾聴する姿勢がポイントになります。
「ビジネス数学研修」でフィードバック面談の納得感を上げる
フィードバック面談で部下の納得感を上げたいのなら、積極的に数字やデータを用いてみましょう。数字を用いることで抽象的な表現が減り、共通認識が得られやすくなります。
例えば目標設定をする際、「もう少し案件獲得を増やせるよう、方法を考えてみよう」と伝えても、「具体的にどのくらい？」と疑問符が浮かびます。これを「まず月間のアポイント件数を20件に増やせるよう、方法を考えてみよう」といえば、その数字に見合った方法を検討しやすくなります。
「ビジネス数学」というとテクニカルスキルが連想されがちですが、実はこうした「数字を用いたコミュニケーション」を身につける研修でもあるのです。 「フィードバック面談で部下からの納得感が得られない」「明快な目標設定をスムーズに行いたい」といった課題にお悩みでしたら、ぜひ弊社の研修プログラムをご検討ください。
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