風通しの良い職場の作り方 効果的な施策と起こりやすい勘違いとは
風通しの良い職場は、利害関係や上下関係に捕らわれず、自身の意見を抵抗感なく伝えられる環境を指します。近年は心理的安全性と言い換えられることも多いですが、社内コミュニケーションの活発化などを目的として、組織運営の長年のテーマになっています。
今回は風通しの良い職場の作り方と効果的な施策、取り組みの際に起こりやすい勘違いとその失敗例などについて、解説していきます。
風通しの良い職場とは
風通しの良い職場とは、利害関係や上下関係に捕らわれず、自身の意見を抵抗感なく伝えられる環境のことです。関係性に捕らわれないといっても、組織としての規律や礼儀は保たれていることがポイントです。
より具体的には、風通しの良い職場では以下のような特徴が表れます。
・社内でのコミュニケーションが活発
・議論の際に率直な意見が飛び交う
・社員それぞれの個性や成果が認められている
・自律型社員が多い
風通しの良い職場の言い換えとして広まる「心理的安全性」
近年は、風通しの良い職場と似た意味合いを持つ「心理的安全性」が注目され、ビジネスシーンでもよく用いられています。心理的安全性の提唱者であるハーバード大学教授のエイミー・エドモンドソンによれば、心理的安全性は「対人関係において、リスクのある行動を取っても『このチームは安全である』とチームメンバーに共有されている考え」と定義されています。
この定義からもわかるように、心理的安全性と風通しの良い職場はほぼ同義と言えます。なお、心理的安全性については「職場における心理的安全性の高め方 メリットや低下を招く要素を解説」でも詳しく解説していますので、合わせてご覧ください。
関連記事：「職場における心理的安全性の高め方 メリットや低下を招く要素を解説」
風通しの良い職場の作り方
風通しの良い職場を作るためには、具体的にどのような目標や取り組みが必要となるのか解説していきます。
権限移譲の推進
風通しの良い職場づくりに欠かせないのが、権限移譲の推進です。ビジネスにおける権限移譲とは、リーダーや経営層といった上位のものが、メンバーや部下に対して業務の一部や意志決定権を委ねることです。
いくら意見を出すことが推奨されていても、それが形にならなければ誰も意見を発信しなくなります。風通しの良い職場の条件である「自由に意見を発信できる」は、挑戦や改善案などを提言し、実際にそれらの実行までが認められる環境を指すわけです。
相談しやすい仕組み作り
風通しの良い職場づくりでは、相談しやすい仕組み作りも重要です。このための施策としてよく1on1の導入が推奨されますが、実はこうした制度を導入するだけでは足りません。
ポイントは、社内の承認経路や相談先が明確になっていることで、具体的には「○○のことは△△に相談すればいい」といった具合に、社内で共通認識が持たれている状況が理想です。
会社の方向性やそれぞれの役割を明確にする
風通しの良い職場は会社としての方向性が明確であり、お互いになにをやっているかが明確な環境で初めて成り立ちます。
ビジネスを問わず「普段なにをやっているのかわからない」という人には不信感を抱くものです。会社の方向性も同様で「どこに向かっているかわからない」という状況は、社員の不安を招き、モチベーションを落とす原因となります。
「相談しやすい仕組み作り」とも重なる部分ですが、それぞれの役割と目標が明確であることが風通しの良さには不可欠なのです。
風通しの良い職場づくりに効果的な施策
「風通しの良い職場の作り方」の内容を踏まえて、具体的にどのような施策が効果的なのかを解説していきます。
1on1の導入
風通しの良い職場づくりに必要な代表的な施策として、1on1が挙げられます。多忙な管理職の多くは、部下の意見をくみ取るための時間がうまく作れず、結果的に風通しの悪い環境に陥りがちです。そこで、会社の制度として対話の時間を義務化することで、悩みや意見が埋もれてしまうのを防ぐねらいがあります。
また「会議などの大人数のなかで意見を出すのが苦手」という人も少なくありません。1on1は、こうした消極的な社員が風通しの良さを感じるためにも不可欠な施策といえるでしょう。
なお、1on1については「1on1の目的 話すべきことや導入の流れを解説」で詳しく解説しています。
関連記事：「1on1の目的 話すべきことや効果を上げるポイントを解説」
メンター制度の導入
新入社員の意見をくみ取るためにおすすめなのが、メンター制度です。メンター制度とは、他部署の先輩社員が新入社員・若手社員のサポート役となり、メンタルケアなどのアドバイスを行う取り組みです。他部署の先輩という「斜めの関係性」を構築することが特徴であり、直属の上司には言いにくいことをメンターが受け止めることで、新人の孤立を防ぐ取り組みとなります。
また、通常であれば関わることのない社員同士が交流を深める機会にもなるので、社内コミュニケーションの促進としても機能します。
なお、メンター制度については「メンター制度とは 導入のメリットや進め方を解説」で詳しく解説しています。
関連記事：「メンター制度とは 導入のメリットや進め方を解説」
コミュニケーションツールの活用
社員が意見を発信する場を増やす意味合いで、コミュニケーションツールの導入も効果的です。メールよりも気軽に交流ができ、グループ機能などで他部署の同僚ともコミュニティを形成しやすくなるといったメリットが得られます。
リモートワークへの対応として、チャットツールや会議ツールを導入した企業は多いと思いますが、これらを風通しの良い職場づくりのために継続的に活用するとよいでしょう。
コミュニケーションスペースの設置
近年、社員同士のコミュニケーション促進のために、コミュニケーションスペースを設置する企業が増えています。「オープン会議スペース」「マグネットスペース」「カフェスペース」など呼び名や機能はそれぞれ異なりますが、いずれも雑談しやすい環境を社内に設けることにより、リフレッシュ効果や情報交換の促進といった効果が得られます。
風通しの良い職場づくりで多い勘違いと失敗例
風通しの良い職場づくりを進める際には、多くの勘違いによる失敗が潜んでいます。ここでは、その具体例を紹介していきます。
「さん」付けルール
風通しの良い職場づくりの勘違い例として、役職ではなく「さん」付けで呼び合うルールが挙げられます。
そもそも目上の人を「さん」付けで呼ぶことは、意外と心理的なハードルが高い取り組みです。例えば、社長に「○○さん」と呼びかけることをイメージしてみてください。抵抗感を感じたのではないでしょうか。
上下関係の解消を目的としてこのルールを取り入れる企業は少なくないですが、実は「上の者が持つ権力で、下の者がやりたくないことを強制させている」という構図が潜んでおり、逆に上下関係を意識させるリスクがあるので注意が必要です。
社長室のドアを開けておく
風通しの良い職場づくりの一環として、「社長室のドアを開けておく・社長室を撤廃する」という取り組みがありますが、これも勘違いを含んだ施策といえます。
学生時代を思い返してみましょう。校長室のドアが開きっぱなしになっているからといって、校長先生に話しかける機会が増えるでしょうか。会社でも同様です。社長室のドアが開いていたところで、社長と社員の心の距離が近づくわけではありません。
同様に、社長室を撤廃して社長がオフィス内を巡回するようになったところで、社員からすれば「社長が監視している」と思うだけで、無駄な緊張感が広がります。
こうした取り組みを行うくらいなら、社長は社長室に籠って自身の職務を全うし、社員の待遇を上げるための努力をするべきです。そのほうが社員からの信頼を集めることができるでしょう。
フリーアドレス制の勘違い
風通しの良い職場づくりを目的として、フリーアドレスを採用する企業は少なくありません。しかし、この取り組みにも大きな勘違いが潜んでいます。
そもそもフリーアドレスとは、固定席を設けず、自由に席を選んで働く体制のことです。フリーアドレスは普段接する機会の少ない同僚との交流を促進するとされますが、別の見方をすれば「コミュニケーションの強制」と言えます。隣り合った人との会話が義務となれば、本来の業務にも身が入らず集中力が低下します。
また、「自分の席」という概念がなくなるため帰属意識が低くなり、心理的安全性が阻害される側面があります。
風通しの良い職場づくりのために鍛えておきたい「数字力」
風通しの良い職場づくりは経営層の勘違いに基づいて進められることが多く、成果につながらない例が散見されます。そのため、従業員満足度調査などを通じて、社内の課題や施策の効果を見極めていく必要があります。
しかし、数字やデータの扱いに対して苦手意識を持つビジネスパーソンは意外と多く、せっかくの調査がうまく集計・分析されず、お蔵入りしてしまうというのはよくある話です。データはただ集めるだけでは意味がなく、集計と分析の結果からアクションプランの立案につなげていかなければ「価値」を創出できないのです。
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