業務の棚卸しとは 4ステップに集約したやり方を解説
業務の棚卸しは社内の業務を洗い出して、整理していく取り組みです。その目的は業務改善や人員配置の最適化、属人化防止など多岐にわたります。
働き方改革の推進やテレワークを始めとした働き方の多様化を受けて、業務の棚卸しの必要性が高まる一方、棚卸しから課題解決にまで結び付けられている企業はあまり多くありません。
今回は、業務の棚卸しの目的・メリットを踏まえたうえで、棚卸しのやり方を4つステップに集約して解説していきます。
業務の棚卸しとは
業務の棚卸しとは、社内のあらゆる業務を洗い出し、整理していく取り組みです。
もともと棚卸しは「決算などの際、物品の現在の総数を調査・確認すること」という意味で、資産評価の意味合いが含まれる場合もあります。ここから転じて、社内で行われている業務について、内容や方法、作業時間、コストなどを調査・確認することを「業務の棚卸し」と呼ぶようになりました。
業務の棚卸しの目的・メリット
業務の棚卸しを行う目的および棚卸しによって得られるメリットを解説していきます。
業務改善・生産性の向上
業務の棚卸しの主要な目的は、業務改善や生産性の向上です。無駄が生じている工程や仕事量の分担、ミスの多い業務などを洗い出すことで、業務改善・生産性向上の手がかりとなります。ひいては、働き方改革のための時短推進にもつながるでしょう。
実際、社員それぞれが抱えている業務の難易度や量などは、意外と同じチームのなかですら正確に掴めていないことがあります。毎日残業をしていて作業が遅いと思われていた人が、実は他の人では処理できないような難しい案件を引き受けていた、といった話は珍しくありません。
そのため、棚卸しを通じて社内の業務を可視化することが重要になるのです。
社員間の共通認識
業務の棚卸しは、業務の内容について社員間で共通認識を持たせる効果があります。
例えば社内の掃除について、社員Aは「自分のデスク周りだけで良い」と考えているのに対し、社員Bは「掃除は共用の廊下まで」と考えているとしましょう。これは言い換えるなら「掃除というアクションに対して、社員の共通認識が得られていない状態」といえます。
掃除であれば問題にはならないでしょうが、これが安全確認の点検業務だったとしたら大きなリスクへとつながります。こうした業務の定義に対する認識のズレは、大なり小なり組織内に散在しています。そのため、棚卸しによって業務を整理していき、「この業務は○○から△△まで」といった共通認識を作る必要があるのです。
人員配置の最適化
業務の棚卸しは、人員配置の最適化にも役立つ取り組みです。棚卸しによってリソース不足の事業や業務過多となっている人員を明らかにすることは、人員の適切な配置に欠かせない情報となります。
また業務の棚卸しは、社員それぞれの適性に合った業務の割り振りにもつながります。業務にかかる時間やクオリティを可視化していくなかで、必要以上に時間・手間がかかっている部分があれば、その業務を得意とする別の人員に割り振ることも可能となります。
なお、人員配置については「人員配置とは 最適化のステップと考え方」でも詳しく解説しています。
関連記事：「人員配置とは 最適化のステップと考え方」
業務の属人化の防止
業務の棚卸しは、業務の属人化の防止を目的に実施されることもあります。
製造業のマニュアルのように手順が明文化されている業務がある一方、中間管理職が陰ながら処理するような雑事は、なかなか周囲からは認識されません。こうした役割は担当者が不在になると再現が難しく、最悪の場合、担当者が離職した後に「なぜか業務が滞るようになってしまった」と、業務が属人化していたことにすら気づかないこともあります。
また、こうした表に出ていない業務を棚卸しによって可視化することは、人材の適切な評価にもつながってきます。
4ステップでわかる業務の棚卸しの進め方
業務の棚卸しの進め方を4ステップに集約して解説していきます。
棚卸しの対象（範囲）を決める
業務の棚卸しは、組織内のあらゆる業務が対象となります。逆に言えば、対象をある程度絞らないと終わりのない取り組みとなってしまうため、「事業ごと」「部署ごと」「ハイリスクな業務」といった範囲を明確にしておいたうえで着手しましょう。
また、業務の棚卸しは社員にも少なからず負担をかけることになるため、必ず閑散期に実施しましょう。
業務棚卸表をもとにした業務の書き出し
対象（範囲）を決めたら、その業務に携わる社員全員に業務の書き出しをしてもらいます。このとき、それぞれが自由に記載すると文章力や性格などによって内容に差が出てしまうため、あらかじめ記載内容のフォーマット（業務棚卸表）を用意しておきましょう。
業務棚卸表は基本的に「大分類」を頂点としたピラミッド構造で、「中分類」「小分類」と細分化していきます。
〈例〉
「大分類：営業活動」「中分類：商談の事前準備」「小分類：市場調査」「小分類：資料作成」
とくに小分類は「書き出すほどの業務と思っていない」「失念している」といった理由から、必ず漏れが出てきます。担当者は業務棚卸表を整理する際、部署ごとに内容を比較して、疑問点があれば再確認を行うようにしましょう。
また、「承認フロー」「発生するコスト」など、業務遂行にあたって必要となる情報を補足しておくと、属人化の防止につながります。職種や業務内容によっても必要となる情報は異なるので、適宜カスタマイズしていくことも大切です。
業務量調査
業務棚卸表をベースとして、業務量調査を行います。各業務がどれくらいの頻度で発生し、どの程度の作業時間が必要となっているかをまとめた上で、年間業務量を計算します。
作業時間の平均時間を算出し、各担当者ごとに比較することで、業務に対する適性や生産性を探る手がかりとなります。ただし、作業時間は業務の質やクライアントの満足度などに比例している可能性もあるため、作業時間の長短だけで評価を行うべきではありません。
定期的な情報の更新
業務の棚卸しは、一度きりの取り組みではありません。近年は技術革新によって抜本的に業務フローが変更されることも少なくないため、定期的に棚卸しを実施していく必要があります。人員の入れ替わりによっても変化は生じるため、まめな情報の更新を心がけましょう。
業務の棚卸しを行う際の注意点
業務の棚卸しを行う際に、あらかじめ注意しておくべきポイントをお伝えします。
独断で業務の必要性を判断しない
上層部などの独断で業務の必要性を判断すると、逆に生産性を低下させるおそれがあります。外から見ると無駄に感じる業務も、現場を円滑に回す秘訣になっているというのは、よくある話です。
「意図が不明瞭だから」と安易に改善指示を出す前に、必ず現場を含めて業務の必要性について議論する場を設けましょう。
人的要因にも目を向ける
業務のなかで不自然に工数・時間がかかっているものがあった場合、人間関係・コミュニケーションといった人的要因にも目を向けてみましょう。人の働きは感情によって大きく左右され、プレッシャーやストレスなどによっても生産性は変化します。場合によっては「上司が過度なプレッシャーを与えていないか」など、人的な問題点についても調査する必要があります。
無理に社内での解決を目指さない
社内で負担となっている業務や、繁閑によってムラが生じている業務がある場合は、無理に社内でのみ解決しようとせずにアウトソーシングも検討しましょう。とくに社内のリソースが不足している場合、外注費を払ってもアウトソーシングを活用するほうがコスト減につながることもあります。
近年では副業の推進やクラウドソーシングの普及もあり、外注の選択肢も広がっています。コストパフォーマンスまで考えて選択肢を広げることで、業務の棚卸しの効果も向上します。
業務の棚卸しに求められる数字力
業務の棚卸しでは、単に社内に存在する業務を可視化していくだけでなく、その効率性や生産性なども合わせて把握し、具体的なアクションへと結び付けなければいけません。
例えば、「棚卸しの結果、◯◯部のAさんとBさんの年間業務量には、△△時間の差があることがわかりました」と報告するだけでは、なんの改善にも結びつきません。「なぜ、AさんとBさんの年間業務量の差が生じているのか」「改善のためには、どんな施策が必要なのか」といった建設的な情報・提案へと昇華しないと、業務の棚卸しの成果は得られないのです。
では、こうしたデータの相関関係などからポイントを見つけだし、具体的な施策を導き出すために何が必要なのかというと、ずばり「数字力」です。
弊社オルデナール・コンサルティングがご提供する「ビジネス数学研修」では、ビジネスシーンで必要となる「数字力」を理解し、数字・データを根拠としたアクションプランの立て方を実践形式で学んでいきます。
研修は受講者のレベルに合わせて「入門編」から「実践編」の4段階で学べるので、数字に対する苦手意識を持つ方でも安心してステップアップしていくことができます。 「業務の棚卸しをしたものの、成果に結びつかない」「問題解決のためのデータの見方・扱い方を学びたい」といった課題にお悩みでしたら、ぜひ弊社の研修プログラムをご活用ください。
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