ビジネスでは往々にして、「説明会やプレゼンのために、スライドを作成しなければいけない」という場面が訪れます。そんなとき多くの人は「デザインセンスなんてないのに……」と頭を抱えますが、実はこうした資料作成にセンスは必要なく、コツさえ押さえれば誰でも作れるのです。
具体的には「1スライド・1トピック」「人の視線の流れに合わせた配置」「視覚情報の活用」などのコツが挙げられます。
今回は、スライドやプレゼン資料作りにおける基本や、押さえておくべきコツについて解説していきます。
スライド・プレゼン資料作りの基本
まずはスライドやプレゼン資料を作るにあたって、肝に銘じておくべき基本をお伝えします。
主役は話し手である
スライドやプレゼン資料を作る際の大前提として、主役は「話し手」であることを忘れてはいけません。
初めてスライドやプレゼン資料を作る人の多くは、資料だけで全てわかるように作り込もうとします。
しかし、スライドはあくまでもスピーチを補完するツールでしかありません。企画書のように資料だけで全てを伝える必要はなく、スピーチを補うために情報の要点だけを盛り込めば良いのです。
スライドは「読む」ものではない
スライドは「読む」ものではなく、「見る」ものであることを念頭に置いて作成しましょう。
スライドは短時間で切り替えていくものであり、じっくりと読み込むものではありません。「スライドは見るもの」という前提で作成すれば、自然と読み手に余計な負担をかけない情報量にまとめることができます。
目的は聞き手の行動を促すこと
説明会やプレゼンの目的は、聞き手の行動を促すことにあります。会社説明会であれば、求職者に自社へ応募してもらうことが目的であり、クライアントへのプレゼンであれば、自社の商品・サービスを導入してもらうことなどが目的となります。
つまり、スライドやプレゼン資料を作成する際は「聞き手の行動を促すために必要な情報」を優先的に盛り込むべきなのです。
スライド・プレゼン資料作成の流れ
上で解説した基本を踏まえて、スライドやプレゼン資料を作成する際の流れについて解説していきます。
目的達成に必要な情報を精査する
スライドやプレゼン資料を作る際には、まず目的達成に必要な情報を精査することから始めましょう。
例えば会社説明会用のスライドであれば、その目的は求職者からの応募を集めることにあります。では、自社が提供できる情報のなかで、最も求職者の応募意欲を高めるものは何か……といった具合に焦点を絞っていき、スライドに盛り込むべき情報を精査していきましょう。
聞き手の理解度をイメージする
次に行うべきなのが、聞き手の理解度をイメージすることです。スライドやプレゼン資料に聞き手が知らない言葉が含まれていると、その時点で聞き手の興味は削がれてしまいます。
社内プレゼン用の資料であれば、業界の状況や専門用語についての説明は省略しても問題ないでしょう。しかし、他業種のクライアントへプレゼンするのであれば、専門用語をわかりやすい言葉に置き換えたり、比喩を用いたりする必要があります。
聞き手のことをしっかりとイメージし、ストレスなくスピーチに入り込めるよう表現に気を配りましょう。
スピーチをもとにスライドの構成を組み立てる
ここまでのステップで、スピーチの大枠も固まっているはずです。あくまでも発表・プレゼンの主役は「話し手」ですから、スピーチの内容をもとにしてスライドの構成を組み立てていきましょう。
「スピーチのどの部分をスライド化するか」について悩んだときは、まずスピーチだけでは理解しにくい部分について、写真やグラフといった視覚的な情報を用意するとよいでしょう。
場当たり的にスライドを作っていると、一つのスライドに情報が固まってしまうなど、バランスの悪い仕上がりになりがちです。あらかじめ全体の構成を考えておき、バランスよく情報を盛り込めるように気を配りましょう。
通し稽古をする
スライド・プレゼン資料がある程度かたちになったら、実際にスクリーンに映して通し稽古をしましょう。パソコンの画面や、自分の感覚だけでは気づけない問題が1つは見つかるはずです。
とくにフォントの大きさや配色などは、実際にスクリーンに映してみないと仕上がりを確かめることができません。できれば第三者にも立ち会ってもらい、表現ぶりなどを含めてわかりにくい部分がないか確認してもらいましょう。
スライド・プレゼン資料作りの5つのコツ
スライドやプレゼン資料は、デザインセンスがなくてもいくつかのコツを押さえるだけで、わかりやすい仕上がりになります。ここでは、必ず押さえておきたい5つのコツをお伝えします。
1つのスライドに1トピック
スライド作成時は、1つのスライドに1トピック（メッセージ）を原則としましょう。これを徹底することで情報が厳選されて、わかりやすいスライドとなります。
1つのスライドに盛り込める情報量は、早口にならないように心がけつつ1分以内で説明できることが目安となります。
人の視線の流れに合わせた配置
配置を考える際は、人の視線の流れに合わせることで、頭に入りやすい仕上がりとなります。基本的には「Zの法則」に沿うように、情報を配置するとよいでしょう。
・Zの法則
Zの法則は、チラシやスーパーの陳列棚を見るときのように、情報の概要を把握したいときに表れる視線パターンのことです。左上を起点として右上→左下→右下と、Zの文字のかたちで移動していくことから名付けられました。
スライドやプレゼン資料にもZの法則が当てはまるので、基本的にはZの法則に準じるような配置を考えるとよいでしょう。
フォントサイズと行間に気を配る
スライドの仕上がりは、フォントサイズと行間に気を配ることで大きく向上します。会場の規模感などによっても異なるため、具体的に「○以上」とは言えませんが、最も小さい文字でも20pt以上が目安となるでしょう。最後列からでも読み取れることが最低条件となります。
また、似たレイアウト・デザインのスライドが続く際は、フォントサイズと行間を統一するように心掛けましょう。似たレイアウト・デザインなのにフォントサイズと行間が異なっていると、スライドが切り替わった瞬間に「気持ち悪さ」を感じてしまうからです。
配色は最大4色
デザインなどに苦手意識がある人は、「配色は最大4色」で仕上げることをおすすめします。
最大4色といっても文字色を黒、背景を白とすれば、実質的に選択するのはメインカラーとアクセントカラーの2色だけとなります。
・文字色
・ベースカラー（背景）
・メインカラー（見出しやタイトルなど）
・アクセントカラー（スライド内のポイントなど）
色の選び方に自信がない場合、メインカラーにコーポレートカラーや、プレゼンのテーマと合致する色を選ぶとよいでしょう。アクセントカラーは、メインカラーの反対色を選べば引き立ちます。
慣れてきたら、色が与える印象やコントラストにも気を配ると、さらに仕上がりが向上するでしょう。
写真やグラフなどの視覚情報を活用する
データや抽象的な情報をわかりやすく伝える方法として、グラフや写真といった視覚情報の活用が欠かせません。例えば、会社説明会で自社の雰囲気を伝えたいときは、言葉よりも写真を見せるほうが説得力が増すでしょう。
ただグラフについては、グラフの性質や特徴を把握していないと、逆に意図が伝わりにくい仕上がりになる恐れがあるので注意が必要です。
伝わりやすいスライドを作りたいなら「ビジネス数学研修」
スライドやプレゼン資料でグラフを用いる際に「棒グラフ、円グラフ、折れ線グラフ……どれがベストだろう」と悩んだ経験はないでしょうか。こうした悩みを解消するために、弊社の「ビジネス数学研修」では「データからグラフへの変換」を課題として出題しています。
この課題のポイントは「なぜそのグラフを選ぶのか」を突き詰めて考えることにあります。多くのプレゼンテーション研修に「グラフ作成」のプログラムが組み込まれていますが、こうした研修の多くは作成手順（Excelやパワーポイントの操作方法）について解説するだけで、グラフの選び方までは教えてくれません。
わかりやすいスライドを作るためには、データに対して最適なグラフを選択できる力を磨く必要があるのです。
ほかにも「ビジネス数学研修」では、プレゼン資料における効果的なデータ活用や、スライドの構成を組み立てるのに役立つフレームワークなどもお伝えしています。「昔から数字やデータに対して苦手意識がある」という方でも、「入門編」から「実践編」の4段階でプランをご用意しておりますので、安心してステップアップしていくことができます。
また、個人で「プレゼンやビジネス数学について学びたい！」という方には、弊社が運営するオンラインサロン「社会人の数字力向上サロン」をおすすめしております。「ビジネス数学研修」やオンラインサロンに少しでも興味をお持ちいただけましたら、お気軽に以下よりお問い合わせください。
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