KPI（重要業績評価指数）とは、ゴール（目標）に向かってきちんと進めているかを計測・評価するための指標です。
KPIを導入することによって生産性向上や評価の透明化といったメリットが得られますが、正しくKPIが設定されていないと、社員のモチベーション低下などにつながる恐れもあります。
今回は、KPI設定の基本である「SMART」や設定時のポイント、KPI設定の具体例などを紹介していきます。
KPIとは
KPI（Key Performance Indicator）は「重要業績評価指数」と訳され、組織の目標達成に重要な評価の指標を意味します。わかりやすく言うと、ゴール（目標）に向かってきちんと進めているかを計測・評価するための指標のことです。
KPIはいわばゴールまでの中間目標なので、正しく設定しないと最終的な目標達成には至りません。例えば営業部では「年間売上○円」というゴールを達成するために、「訪問数○件」「成約数○件」といったKPIがよく設定されます。
KPIの達成によってゴールへと近づくことが、KPI設定の絶対条件となります。
KPIとKGI
KPIを理解するうえで欠かせないのが、KGI（Key Goal Indicator）です。KGIは重要目標達成指標と訳され、組織の最終的な目標（ゴール）を意味します。つまりKPIは、KGIを達成するために設定されるものなのです。
KPIとKSF
KPIと似た言葉として、KSF（Key Success Factor）が挙げられます。KSFは「重要成功要因」と訳されます。言葉のとおり、目標達成に欠かせない重要な要因を意味します。
KPIは目標までの達成度を図る指標であるのに対して、KSFは「何が目標達成に役立ったか」を表す言葉となります。
なお、KSFではなくCSF（Critical Success Factor）という言葉が用いられることもありますが、両者に大きな違いはありません。
KPIを設定するメリット
KPIを設定することによって、具体的にどのようなメリットが得られるか解説していきます。
社員それぞれの目標が明確になる
KPIが設定されることにより、組織の目標達成のために社員それぞれが何を行えばよいのか、目標と行動が明確になります。
日々の業務の意図とやるべきことが明確になればモチベーションを保ちやすくなり、迷いもなくなるので業務のスピード感も向上するでしょう。ひいては、組織全体の生産性の向上が期待されます。
進捗状況の正確な管理
KPIを設定することにより、社員の業務の進捗状況を管理しやすくなります。
チーム単位でKPIを設定すればチームごとの進捗が把握でき、個人にKPIを設定すれば一人ひとりの進捗を把握できます。進捗が芳しくなければどの地点に問題があるのか課題を発見しやすくなり、対応も行いやすくなります。
これにより、日々の業務や人材育成の効率化が進んでいくことでしょう。
評価基準の「見える化」
KPIによって定量化した目標を設定することで、その達成度から評価基準を「見える化」できます。
数値目標の達成度から評価を行えば、誰の目にも公平な評価基準となり、評価者によってばらつきが出る恐れも減ります。評価の透明性が向上すれば、社員の納得度も比例して向上していくことでしょう。
「SMART」を活用したKPI設定の仕方
KPI設定の基本とされるのが「SMART」の活用です。「SMART」はKPI設定における5つのポイントの頭文字から成り立っています。ここでは、「SMART」がそれぞれ何を意味するのか解説しつつ、KPI設定の仕方をお伝えします。
Specific（明確性・具体性）
Sは「Specific」で、明確性・具体性を意味します。
KPIは、当該業務に関わるすべての社員が理解できる、明確な指標にする必要があります。KPIから主体的に行動できるような具体性が理想です。
Measurable（計量性・測定可能な）
Mは「Measurable」で、計量性があり、測定可能であることを意味します。
KPIは数値によって測定できることが重要です。定量的であれば、目標への進捗度・達成度が一目瞭然になるからです。
Achievable（達成可能性）
Aは「Achievable」で、達成可能性を意味します。現実的に達成不可能なKPIを設定してしまうと、業務に対するモチベーションは大きく低下します。
とくにKPIの達成を人事評価に絡める場合は、納得感のある達成難易度にすることが大切です。
Relevant（関連性）
Rは「Relevant」で、関連性を意味します。KPIはKGIの達成、つまり最終的なゴールと密接に関連していなければいけません。KPIの達成によって、着実にゴールへ1マス進むアクションを設定しましょう。
Time-bounded（適時性・期限）
Tは「Time-bounded」で、適時性を意味します。簡単にいえば、達成までの期限です。
期限が設定されていないと先延ばしにしてしまうものですし、業務に当てられる期間によっても取るべきアクションが変わってきます。とくに明確な期限が決まっていない事柄でも、対象者の習熟度（作業スピード）などを考慮して、KPIの期限を設けておきましょう。
KPI設定の具体例（新卒採用）
ここからはKPI設定の具体例として、弊社オルデナール・コンサルティングが研修で実施している課題をご紹介します。今回は、新卒採用でKPIを設定する場面から考えてみましょう。シチュエーションは以下のとおりです。
人事部に所属するAさんは「新卒採用50名」の目標を達成すべくKPIを設計し、前年実績から、以下のような目標値を設定しました。
・1次面接数：500名
・最終面接数：160名
しかしこのKPIを達成したにも関わらず、採用数は46名と目標には届きませんでした。このとき、KPI設定にどんな問題があったのでしょうか。
KPI設定の問題点を解明する
KPI設定がうまくいかなかったときは、数字を並べてプロセスを考えながらイメージしてみましょう。
Aさんは、昨年並の歩留まりを想定して「1次面接数」と「最終面接数」のKPIを設定しました。
しかしデータを集めてみると、実際には最終面接から入社に至るまでの人数（割合）が大きく減少していたことが判明しました。
仮説設定
問題点が判明したら、次は仮説を設定してみましょう。今回の例では、最終面接から入社に至るまでの人数が減少した原因について仮説を立ててみます。
仮説：「売り手市場」の影響で内定辞退者が増えた？
仮説を立てることができたら、それを証明するための調査・検証を行います。
仮説検証と新たなKPI設定
仮説に基づいてさらにデータを集めてみると、やはり内定承諾率が減少していることが判明しました。
これにより、新卒採用50名を達成するためのKSFが判明し、新たに「内定承諾数」をKPIとして設定することができました。
その他の研修内容は「実務に活かすKPI思考」研修紹介動画をご欄ください。
研修紹介動画：「実務に生かすKPI思考」
KPI設定時の4つのポイント
より効果的なKPIを設定するために必要な4つのポイントを解説していきます。
KPIは厳選して設定する
KPIは重要な数値目標を厳選して設定することが大切です。KPIの数が多すぎると業務の柔軟性が失われ、試行錯誤の余地がなくなってイノベーションが生まれにくくなります。
また、KPIが複数あると、目の前のKPIを消化することが目的にすり替わってしまう恐れも高まります。
KGIを達成することが目的と周知する
KPIを設定する際は、「KGIを達成することが目的である」と社員へ向けて周知しましょう。
上の解説でも、KPIが複数あることで「KPIを消化することが目的」としてすり替わる恐れを指摘しました。実際、KPIを達成することが業務の目的となっている社員は案外多いものです。
例えば、「週に10通のスカウトメールを送る」というKPIを達成するために自社とのマッチ度が低い求職者に向けてスカウトメールを送っても、目的達成につながる可能性は低いでしょう。
これは社員の目的が「スカウトメールを送ること」にすり替わってしまい、会社としての目的である「新卒採用○人」というKGIを見失っている典型例といえるでしょう。
データなどの根拠をもとに設定する
KPI設定は、データ分析などの明確な根拠をもとに行いましょう。
例えば、採用人数が目標値を下回った原因を「人事の努力不足」として、書類応募数や一次面接通過者数を増やす数値目標（KPI）を設定しても、なかなか成果は上がりません。
上の「KPI設定の具体例」で紹介したとおり、データを分析することで内定承諾率が減少したといった原因が判明し、具体的な改善策が判明するのです。
明確な根拠がないままKPIを設定してしまうと、KGIを達成できないだけでなく、失敗の原因を突き止められないまま同じ過ちを繰り返すことになってしまいます。
なお、人事領域でのデータ分析については「人事データ分析とは 分析の進め方や事例を解説」で詳しく解説しています。
関連記事：人事データ分析とは 分析の進め方や事例を解説
KPIが作用しないことを想定する
KPIは最初から完璧に作用することのほうが珍しいといっても過言ではありません。「KPIの目標値があまりにも高い」「目標が低すぎてKGIに響かない」といったことは多々あります。
KPIは一度設定したら終わりではなく、まめに見直して目標に対し作用しているかを確認しましょう。
まとめ
KPIを設定することにより社員それぞれの目標が明確になり、業務のスピードアップやモチベーションの維持へとつながっていきます。管理部門からすれば、進捗の把握や評価の「見える化」にもつながることも期待されます。
ただ、KPIはしっかりとKGIに結びついていないと効果を発揮しません。KPIを設定する際は「SMART」をベースにしつつ、データをもとにした根拠や、改善を続けていく姿勢を大切にしましょう。
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KPIによるマネジメントや組織運営を成功させるためには、多くの社員が「KPIを設定する立場」の考え方を理解することが大切です。しかし現実には「KPIがどのようにゴールへつながっていくか」といった、ビジネスの全体像を把握している社員はごく少数です。
弊社オルデナール・コンサルティングが提供している「実務に活かすKPI思考」は、社員にKPI設定の重要性を理解してもらい、「実務でKPI運用を始めるきっかけを持つこと」を目指す研修となっております。
研修では「そもそもKPIとはなにか」から学んでいきますので、これからKPI設定と運用を行いたいという企業様にもおすすめの内容となっております。
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