ビジネスシーンで役立つ5W1H　5W2Hや6W2Hとの違いとは

5W1Hは「When：いつ」「Where：どこで」「Who：誰が」「What：なにを」「Why：なぜ」「How：どのように」によって構成される、情報整理のためのフレームワークです。

主にコミュニケーションの円滑化や計画立案を目的に活用され、広くビジネスシーンで役立つ思考法として重宝されています。

今回は、5W1Hの内容と意味を踏まえたうえで、5W2Hや6W2Hといった発展型のフレームワークについても解説していきます。

5W1Hとは

5W1Hとは、情報整理のためのフレームワークで、「When：いつ」「Where：どこで」「Who：誰が」「What：なにを」「Why：なぜ」「How：どのように」の頭文字によって構成されています。

5W1Hを用いることで情報の漏れが無くなり、コミュニケーションにおいては誤解なく、わかりやすく物事を伝えることができます。

5W1Hの内容とその意味

5W1Hを構成する「When：いつ」「Where：どこで」「Who：誰が」「What：なにを」「Why：なぜ」「How：どのように」について、その意味を解説していきます。

When

Whenは「いつ」、つまり時間を指します。ビジネスにおいて時間は絶対的な基準のひとつであり、納期や実施日を起点にして計画を立てることも多いでしょう。

一方で、日々のコミュニケーションのなかでの時間は、意外と曖昧にされがちです。「なるべく早くやっておいて」と期日が曖昧な指示を受けて困ってしまった……という経験は、誰しも一度はあるのではないでしょうか。

受け手にとって時間は段取りを整えるために不可欠な情報であるため、5W1HにおいてもWhenが一つ目に挙げられています。

Where

Whereは「どこ」、つまり場所を指します。待ち合わせ場所や催事の開催地のように、その場所に行かなければ物事が始まらないという重要な情報です。

また、場所はそれ自体がいくつかの情報を含みます。例えば、「イベントの開催地は北海道」と聞けば「移動のために飛行機の手配が必要」と連想できますし、「打ち合わせはファミレス」と聞けば「畏まった話ではないようだ」といった具合に、受け手に情報を与えてくれます。

そのほかにも近年では、Whereでオンライン上のフォルダやweb会議のURLなどを指し示す場合があります。

Who

Whoは「誰が」、つまり人物を指します。主体となる人物やターゲット、責任の所在などを明確にする情報です。

例えば、部署やチームに対して指示を出す場合、Whoを明確にして個々人に役割を与えることで、譲り合いなどによる遅延を減らせます。

また、マーケティングにおいてWhoはターゲットにあたり、方針や施策などを大きく左右する要素となります。

What

Whatは「なにを」、つまり対象を指します。対象は商品や概念、特定の行動など幅広く、抽象的な対象だと共通認識を持つのが難しい場合もあります。

とくにWhatとして概念的・抽象的な事柄を扱うときは、できるだけ具体的に誤解が生じないようにしなくてはいけません。

Why

Whyは「なぜ」、つまり理由や原因を指します。WhenやWhereのように絶対的に必要なものではありませんが、「なぜこれをしなくてはいけないのか」と説明することで、受け手の納得感を高めたり、必然性を理解させたりするために有効な情報となります。

また、トラブル・アクシデントへの対処の際にもWhyは重要であり、再発防止のために欠かせない情報です。

How

Howは「どのように」、つまり方法を指します。指示を出す際、「どのような手段で」「なにを使い」「どの程度行うか」といったアクションに関する情報を明確にしておけば、結果は良い方向に向かいます。

ビジネスにおいてはコストや時間を踏まえる必要があり、最善のHowを伝えることで生産性の向上につながります。

5W1Hを活用する目的

5W1Hを活用する目的は、主に「情報の整理」「円滑なコミュニケーション」「計画の立案や業務改善」の3つです。それぞれ解説していきましょう。

情報の整理

5W1Hを活用する最大の目的は、情報の整理です。5W1Hを意識することで状況は過不足なく洗い出され、必要となる情報を網羅することができます。これはあらゆるビジネスシーンで土台となる思考法であるため、5W1Hの必要性が声高に叫ばれるのです。

円滑なコミュニケーション

5W1Hは円滑なコミュニケーションの実施にも欠かせません。誰しも一度は指示を受けて、「いつまでにやればいいんだろう」「どこに運べばいいんだろう」といった疑問を持った経験があると思います。こうしたコミュニケーション不全は、5W1Hのいずれかが不足していることに原因があります。

とくに指示出しのように、相手に何らかのアクションを求める際には、5W1Hを押さえることで漏れや失敗を防げます。

計画の立案や見直し

5W1Hは計画の立案や業務改善を行う際にも役立つフレームワークです。

例えばマーケティング企画を練る際に5W1Hを意識すれば、「When：冬季に」「Where：○○エリアで」「Who：Z世代に向けた」「How：SNSを併用したオン・オフライン同時の」「What：新商品のプロモーション」「Why：△△が流行しているから」といった具合に過不足のない土台が出来上がります。

逆に言えば、業務や計画の見直しを行う際、5W1Hで不足している部分や曖昧となっている部分を洗い出していくことで、改善点を見つけやすくなります。

5W2Hや6W2Hとの違い

5W1Hをベースとしつつ、新たな項目を追加した5W2Hや7W2Hといったフレームワークも存在します。ここでは、それぞれの追加項目とその意味について解説していきます。

5W2Hとは

5W2Hとは、5W1Hに「how much：いくら」を追加したフレームワークです。「how much」を追加することで、金額や製品の生産数などが明確になるため、とくに予算やコスト、利益率などを重視する際に活用できます。

5W3Hとは

5W3Hとは、5W2Hに「how many：どれくらい」を追加したフレームワークです。「how many」を追加することで、規模や数量、頻度などが明確になります。数量限定販売のように、数量が重要になる計画を立てる際に活用されます。

6W2Hとは

6W2Hとは、5W2Hに「whom：誰に」を追加したフレームワークです。「whom」でターゲットを明確にし、「who」で主体を明確にすることで、「自社が顧客に」「私があなたに」といった具合に、主体からターゲットへの働きかけが明確になります。

ただし、「who」でターゲットを含めて情報を明確にしている場合は、わざわざ「whom」を付け足す必要はありません。

7W2Hとは

7W2Hとは、6W2Hに「which：どれを」を追加したフレームワークです。

「which」は飲食店の開業時などに重要視される項目で、顧客に対して複数の選択肢を提示する際に活用されます。例えば、複数のメニューのなかからどれを看板メニューとして推し出していくかが、これに当たります。

7W2Hまで項目が増えると、日々のコミュニケーションでの情報整理には向きません。重大な決定時など、ここぞという場面の情報整理に活用するとよいでしょう。

5W1Hをより効果的に使うための数字力

5W1Hをより効果的に使うためには、数字の併用が欠かせません。「When：いつ」は言うまでもありませんが、「How：どのように」でも「どの程度行うか」を定量的に示すことで、指示内容が明確となります。

5W2H、5W3Hで「how much：いくら」と「how many：どれくらい」が追加されていることからもわかるように、定量的な指標を組み込むことで計画はより具体的なものになります。

しかし、意外と多くのビジネスパーソンは、日常的に数字を活用する習慣を身につけていません。ビジネスシーンで「できるだけ早くやっておいて」という指示が当然のように飛び交うのがその証拠です。

こうした曖昧なコミニュケーションや抽象的な計画に課題を感じているのであれば、社員の「数字力」を伸ばしていきましょう。

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