要員計画は、企業の事業計画の推進のために必要な人員数や人件費についてまとめた計画です。要員計画があることで適切な人員配置や採用計画が実行できるようになり、組織全体での生産性向上へとつながっていきます。
今回は、要員計画とは何かを確認したうえで、要員計画を立てる目的や実際の立て方について解説していきます。
要員計画とは
要員計画とは、企業の事業計画の推進のために事業所・部署ごとに必要な人員数や、発生する人件費などについてまとめた計画のことです。
事業計画の達成に必要なリソースは、適正な状態で維持しなければいけません。業務量に対して人員が少なければ目標達成が困難になるだけでなく、従業員の負担増や生産性の低下を招きます。逆に業務に対して人員が多すぎれば、人件費がかさんで収益が低下します。
また、人件費について予測・検討するためには、正社員やアルバイトといった雇用形態、異動や業務委託といった様々な人員確保の方法についても考えていく必要があります。これらも要員計画の一部としてまとめていきます。
要員計画と人員計画の違い
人員計画は、事業計画の推進を目的として、人員の配置や採用についてまとめた計画です。要員計画との違いは、人員計画のほうがミクロな視点で策定される点です。
例えば人員計画では、「営業部で求めている人材の人物像」といった「質」に着目されます。要員計画は全体を俯瞰した「量・数」について策定し、人員計画では「質」に焦点を絞ると考えれば、違いがわかりやすいでしょう。
なお、人員計画の策定および推進は、要員計画で定められた内容（量・数）がベースとなり、これを埋めるかたちで採用や人員配置を進めるかたちになります。
要員計画と採用計画の違い
採用計画は、人員計画よりもさらに焦点を絞り、採用活動について取りまとめた計画です。要員計画と人員計画の内容を落とし込み、採用活動に必要な要件を埋めていくものとなります。
要員計画、人員計画、採用計画の関係性は、要員計画という大きな括りのなかに人員計画があり、さらに人員計画という括りのなかに採用計画があると考えればよいでしょう。
採用計画では主に、採用人数や求める人物像から採用手法や求人媒体などを選定し、採用スケジュールを組み立てていきます。なお、採用計画については「採用計画の立て方 5つのステップと3つのポイントから解説」でも詳しく解説しています。
関連記事：「採用計画の立て方 5つのステップと3つのポイントから解説」
要員計画を策定する目的と効果
要員計画を立てることにより、組織運営の様々な要素に奏功をもたらします。ここでは、要員計画を策定する目的とその効果について解説していきます。
適切な人員配置が実現する
要員計画の立案によって事業所・部署ごとの人員の過不足が判明するので、配置転換がスムーズとなり、適切な人員配置につながります。
ただし、要員計画はあくまでも「数」についての計画に過ぎません。異動などの再配置を検討する場合は、社員それぞれの適性や希望を尊重する必要があります。なお、人員配置については「人員配置とは 最適化のステップと考え方」で詳しく解説しています。
関連記事：「人員配置とは 最適化のステップと考え方」
生産性の向上
適切な人員配置が行われることにより、現場の負担軽減や余剰人員の解消などが進み、組織全体での生産性の向上が実現します。
また、こうした効果は働きやすい職場環境の実現にもつながり、結果的に定着率の向上といった効果も得られるでしょう。
採用計画の土台となる
要員計画の立案によって、事業計画の推進に必要な人員数と抱えているギャップが明らかになり、どれくらいの新規採用が必要なのかが明確になります。
「売り手市場」によって厳しい採用競争が続く昨今において、採用計画の無駄を減らして合理的にしておくことの重要性は非常に高いといえるでしょう。
要員計画の立て方
要員計画を立てる際には、具体的にどのような準備や取り組みが必要となるのでしょうか。要員計画の立て方を流れに沿って解説していきます。
現状把握（要員調査）
要員計画を立てる際の最初のステップとして、現状把握を行います。このプロセスを要員調査と呼ぶ場合もあります。
まずは事業所や部署ごとに在籍人数を確認したうえで、必要な人員とその過不足を算出します。方法としては「トップダウン方式」と「ボトムアップ方式」の2種類があります。
なお、どちらが正しいということはなく、どちらかの方式を基準にしつつ、もう片方の方式で調整を行うのが理想となります。
・トップダウン方式
トップダウン方式は、目標の利益（予算）と人件費を照らし合わせて適正人員の数を求める方法です。経営層へのヒアリングや損益計算書から、事業計画の進捗度合いなどを確認します。
利益（予算）ファーストで経営ベースのアプローチであり、現場で必要な人員数を確保できない恐れがあります。
・ボトムアップ方式
ボトムアップ方式は、事業所や部署が抱えている業務量から必要となる人員の数を導き出す方法です。現場責任者にヒアリングし、業務量に対しての人員の過不足感や人員補充の期限などを確認します。
現場ファーストで業務ベースのアプローチであり、人員数が実際よりも多く見積もられてしまう傾向があります。
人員数や人件費が適正か分析する
次に、現状把握から得られた人員数や人件費が適正な数字になっているかを分析します。
事業計画を推進できる人員数となっているかは当然ながら、労働分配率について同業他社との比較を行うことも大切です。労働分配率とは、付加価値に占める人件費の割合のことです。
必ずしも業界の平均に合わせる必要はありませんが、高すぎても低すぎても組織運営に問題が生じます。
また、組織内におけるバックオフィス（間接部門）の割合についても確認しておく必要があります。とくに拡大期にある組織は、業務量の増加に比してバックオフィスの増員が追いついていない場合があるので注意しましょう。
適正人数の調整
要員調査や労働分配率の分析などから判明したギャップを踏まえて、どのような方法で人員を調整していくのかを検討していきます。
「人が足りないから新規採用を行う」という単純な話ではなく、既存人員の育成や配置転換、業務委託といった様々な方法から最善策を検討する必要があります。
とくに忘れてはいけないのが、将来を見据えた長期的な視点です。アウトソーシングや非正規雇用などで場当たり的に要員を調整しても、将来的に中核となる人材が不足するといった、より深刻な問題が訪れてしまいます。
また、人材の流動化が進む昨今の状況を踏まえて、離職率を考慮したシミュレーションを行うことも大切です。
要員計画として承認を得る
最後に、経営層や現場の責任者などから計画について承認を得て、要員計画として取りまとめます。ここからさらに採用計画を立案して、人材の獲得に向けて動き出していきます。
まとめ
要員計画は事業推進に不可欠であり、採用計画や人員配置など様々な施策の土台となります。企業によって最適なかたちは異なるため、その構成に組織の特色が表れるといえるでしょう。
ただ、企業によって最適なかたちは異なるといっても「経営層の意向が強い」「現場の声が大きい」といった偏りが生じるのは問題です。経営層と現場の意見をバランスよく汲み取り、合理的かつ納得感のある計画立案が求められます。
合理的な要員計画の策定に必要な「数字力」
要員計画では人員の動きや人件費をシミュレーションする必要がありますが、人材の流動化やジョブ型雇用の普及によって、予測は難しくなっています。その確度をできるだけ高めるためには、データ分析が欠かせません。
一方で、データを扱える人材はどの企業でも不足しています。これは「データサイエンティスト」や「DX人材」といった専門職に限った話ではなく、「数字やデータを上手く扱える人材」がそもそも少ないのです。
しかも外部研修を通じてデータ活用を学ぼうとしても、多くの研修カリキュラムは専門職の育成を目的としています。一から数字やデータの扱い方を学べる研修は、思いのほか少ないのが現状です。
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