研修によって社員に効率よくスキルや知見を学んでもらうためには、事前のスケジュール設定が欠かせません。
研修スケジュールは「研修の目的の整理」「ヒアリング」「予算の確認」「期日・予定の確認」「研修の種類・方法の決定」などの取り組みを経て、綿密に設定する必要があるのです。
今回は、研修スケジュールの設定のやり方について時系列に沿って解説しつつ、新入社員研修の具体例や設定時のポイントなどについて解説していきます。
研修スケジュール設定の流れ
研修スケジュールの設定について、時系列に沿って解説していきます。
研修の目的・目標を整理する
研修スケジュールを組み立てるにあたって、まずはゴールを明確にしなければいけません。ここでいうゴールとは、研修の目的・目標にあたります。
研修と一口にいっても、新入社員研修や管理職研修、コンプライアンス研修、リスクマネジメント研修など様々な種類がありますが、いずれも目的・目標を明確にする重要性は変わりません。
現状で自社がどのような課題を抱えており、その解決のためにどんな研修が必要なのか整理しなければ、期待する効果は得られません。
また、研修の期日を設定するうえでも「いつまでにその課題を解決すべきなのか」「社員にどの程度のスキルレベルを求めるのか」などを明確にしておく必要があります。
現場や育成対象者へのヒアリング
適切な研修のゴールを設定するための取り組みとして、現場や育成対象者へのヒアリングが必要となります。ヒアリングを通じて、現場で欲しているスキルや、育成対象者が不安に感じている事柄などを洗い出していきましょう。
新入社員研修のように毎年実施する研修でも、ヒアリングは欠かせません。技術や情勢の変化によって、設定していた目標（人物像やスキル）が現場の実状と乖離することは少なくないからです。「不要なカリキュラムはないか」「新たに必要性が生じているスキルはないか」などを確認していきましょう。
新入社員研修の場合、研修終了後に現場や受講者にヒアリングを行い、「現場の理想とする人材を育成できているか」「研修の内容は実務で役立っているか」などを確認する必要があります。
予算の確認
研修スケジュールを組み立てる前に、必ず確認しなければならないのが予算です。
どの程度の予算が使えるかによって、研修の選択肢は大きく異なってきます。外部研修や資料の購入、日程の増減など、予算の有無によって左右される部分は多岐に渡るため、スケジュールを立てる前に必ず確認すべき項目のひとつです。
研修の内容によっては「人材開発支援助成金」の対象となる場合もあるので、要件等を確認しておくとよいでしょう。
期日と関係者の予定を確認
スケジュールの設定の軸となるのが、研修の期日と関係者の予定です。とくに研修対象者の時間をどれだけ確保できて、いつまでに研修を終わらせなければいけないのかは、スケジュールを組み立てる上での骨組みとなります。
例えば新入社員研修の場合、対象者のスケジュールは業務との兼ね合いを気にせずに組み立てられますが、配属日などの期日を守らなければいけません。
また、研修の対象者が多い場合は、予定の確認と日程調整が大きな負担となります。日程調整が困難であれば、eラーニングのように場所と時間を問わずに実施できる研修方法を検討するのもよいでしょう。
研修の種類・方法の決定
研修の目的や予算、参加人数などを加味して、研修の種類と方法を決定しましょう。
社内に知見がなく難解な内容であれば外部機関のOFF-JTを選択する必要がありますし、対象者が多く日程調整が困難であればeラーニングやオンライン研修が候補に挙がります。
研修の種類・方法それぞれのメリット・デメリットを把握し、社内の状況と照らし合わせて、適切な手段を選びましょう。
なお、研修の種類やその特徴については「人材育成における研修の方法・種類」でも詳しく解説しています。
講師の選定
講師の選定は「予算」や「研修の種類」、「対象者の予定」とも深く関わるので、並行して検討する必要があります。
社内から講師を選定するのであればスキルやコミュニケーション能力だけでなく、人の成長に喜びを感じられ、人前で話すことを苦にしないといった資質を持つ人材を見つけなければいけません。
また、外部の講師・研修機関に依頼すべき状況としては、以下のような例が挙げられます。
・社内にノウハウや知見がないことについて学びたい
・社内の人的リソースが不足している
・社内からの声だけでは解決できない問題がある
とくに研修の検討時には予算ばかりに目がいってしまい、社内講師の人的リソースの重さが軽視されがちです。「社内講師としてスケジュールを押さえても、現場の業務に支障はないか」という点についても考慮する必要があるわけです。
社内・社外のどちらを選ぶにせよ、講師の質によって研修の成果が左右されるといっても過言ではないので、しっかりと検討しましょう。
なお、研修の講師については「研修講師とは 社内講師として失敗しないコツや外部講師への依頼について解説」でも詳しく解説しています。
順番の組み立て
数日間にわたる研修を実施する場合、内容の順番を組み立てることも大切です。
例えば新入社員研修では「業界知識」→「自社の理念や業界における立ち位置」→「実際に行う業務の内容」といった具合に、段々と焦点を絞っていくことで、自身が携わる業務の意義や目的を掴みやすくなります。
外部研修を導入する場合も、事前に社内で研修の目的や知識の導入部分を確認しておくことで、研修の効果・学習効率がアップします。
振り返り日・時間の設定
研修スケジュールには、終了前に振り返り日・時間を設定しましょう。中長期的に実施する研修の場合、終盤だけでなく中盤にも振り返りの機会が必要となります。
具体的には学びの定着度を確認したり、アンケートを実施して改善点を探ったりすることで、研修のブラッシュアップに役立つ情報を収集できます。
新入社員研修のスケジュール設定
ここからは「研修スケジュール設定の流れ」を踏まえ、具体例として新入社員研修のスケジュール設定について解説していきます。
研修の目標設定
原則として新入社員研修においては、理想の人物像を見据えた長期目標ではなく、「現場に出るまでにこれだけは身につけてほしい」といった短期的な目標を設定しましょう。
例えば、ビジネスマナーや業界知識など、配属後にOJTで学ぶ以前に最低限必要となるスキル・知識の取得などが挙げられます。
もちろん、半年から1年ほどかけて新人を育成する研修体制が整っているのなら別ですが、基本的には数週間から数ヶ月の研修で現場に出す企業がほとんどでしょう。
限られた時間のなかで新人に学ばせるものを取捨選択し、研修の目標として設定しなければいけません。
カリキュラムの選定
新入社員研修の目標を設定できたら、具体的なカリキュラムの選定を進めます。自社内で活用しているツールの使用方法や電話応対、コンプライアンスといった基礎的な内容から、職種ごとのスキル・知識を取得する専門的なものまで、研修の目標に到達できるようにカリキュラムを組んでいきましょう。
また、予算や期間を踏まえて、自社内で実施する部分と外部機関へ委託する部分も整理しておく必要があります。とくに外部委託はコスト面だけで判断せず、社内のリソースを確認したうえで検討しましょう。
日程調整
カリキュラムの選定が完了した後、社内外の関係者と日程調整を行います。
研修担当者や外部機関への依頼はもちろん、スケジュールのなかに社内での挨拶回りや配属先への顔合わせなどを含む場合は、予め日程を周知しておきましょう。
研修スケジュールを設定する際の5つのポイント
ここからは、研修スケジュールを組み立てる際のポイントを解説していきます。
詰め込み過ぎない
予算や期日を意識するあまり会社側の都合で過密スケジュールを組んでしまうと、思うような成果を上げられなかったり、社員のフラストレーションが溜まったりと、せっかくの研修が逆効果となってしまう恐れがあります。
スケジュールを組み立てる際は、研修でのインプットの量や質（難易度）を鑑みることが大切です。社内で研修を完結させる場合は、ヒアリングなどを通じて適切なインプットの量を探っていきましょう。
とくに新人は業務に関するインプットだけでなく人間関係などにも気を遣っているため、会社側の想像以上に疲弊しています。新入社員研修ではとくに詰め込み過ぎにならないよう、気を配りましょう。
なお、パンクしやすい新人やその原因については「新人が仕事でパンクする原因 パンクしやすい人の特徴と対策を解説」で詳しく解説しています。
余白のあるタイムスケジュール
1日がかりの研修を実施する際は、タイムスケジュールの組み方も重要となります。
例えば、新入社員研修で座学が中心となる日は、合間に社内見学を挟むと気分転換にもなるでしょう。
緊張状態に置かれ続けていると疲労によって学習効率が低下してしまうので、研修の内容によっては少し多めに休憩時間を設けておくくらいでちょうど良いかもしれません。
振り返りの機会を設ける
「振り返り日・時間の設定」でも解説したとおり、研修スケジュールを立てる際には振り返りの機会を設けることが大切です。これは受講者が研修でインプットした知識・スキルを定着させる時間でもあり、研修の「受けっぱなし」を防ぐ効果があります。
ただ研修の内容を振り返るだけでなく「学んだことが実際の業務にどう活きるか」「今後のアクションがどう変化するか」など、将来のアウトプットについて具体化していくことも非常に効果的です。
基礎に関する研修は優先的に
「順番の組み立て」でも解説したとおり、スケジュールを立てる際は基礎に関する研修を優先して実施しましょう。
とくに新入社員研修では、業界や業務に関する基礎的な知識を最初に学んでおかないと、その後のOJTで業務の目的・意義・注意点などが理解できず、成長速度が低下する恐れがあります。
よく講師のスケジュールを優先してプログラムを前後させる場合がありますが、基礎的な研修だけは必ず最初に実施しましょう。
社外研修は先にスケジュールに組み込む
研修スケジュールのなかに社外研修を組み込む場合は、先に社外研修の日程を固めておきましょう。とくに春頃は外部機関・外部講師の都合に合わせなければならないことも多く、後々にスケジュールに組み込もうとすると調整が難しくなるからです。
研修スケジュールのテンプレート
研修のスケジュール作成については、エクセルを活用するのが一般的です。なかでもスケジュール作成に適しているのが「ガントチャート」というテンプレートです。これに日付や内容、時刻などの項目を埋めていき、作成を進めていきましょう。
また、研修の対象者・関係者が多い場合は、Googleスプレットシートを活用して、web上で共有することをおすすめします。研修の内容に変更が生じた際もすぐに共有でき、関係各位への伝達漏れを防ぐことができます。
研修スケジュールの改善には「数字力」が必要
研修の効果を高めるスケジュールを設定するためには、受講者に対してアンケートを実施し、改善点を探ってブラッシュアップしていく必要があります。
しかし、アンケートを実施しても人事担当者がデータの扱いや分析に慣れておらず、せっかくのデータがお蔵入りしてしまうという事例は少なくありません。実はこうした「数字・データに対する苦手意識」を持つビジネスパーソンは意外と多く、企業のデータ活用を阻む障害となっています。
そんなデータ活用に課題を持つ企業様におすすめしたいのが、弊社の「ビジネス数学研修」です。弊社の研修では数字やデータの扱い方を「入門編」から「実践編」の4段階で学んでいき、受講者のレベルに合わせてデータリテラシーを育んでいきます。
例えば「入門編」では、下のような企業別売上高のグラフから「読み取れる事実・仮説を10個以上を挙げる」という課題に取り組みます。
データに対する苦手意識の原因は「データの見方・扱い方がわからない」というアプローチに問題がある場合がほとんどです。ですから上の課題のように「現状把握」「仮説立案」「検証・実行」のプロセスを実践的に学んでいくことで、効果的に苦手意識を解消することができます。
こうした取り組みは、もちろんアンケートの活用にも共通します。「研修に対して不満を感じている」というデータをどう読み取っていくか、そこからどのように施策を立てるかが基本となるからです。 弊社の「ビジネス数学研修」について、少し興味を持っていただけたのではないでしょうか。「もっと詳しく知りたい！」と思っていただけましたら、お気軽に以下のリンクからお問い合わせください。