研修スケジュールの設定とその流れ
研修によって社員に効率よくスキルや経験を取得してもらうためには、事前のスケジュール設定が欠かせません。
今回は、研修スケジュールの設定について時系列に沿って解説しつつ、具体例や設定のポイント、活用すべきテンプレートについて解説していきます。
研修スケジュール設定の流れ
研修スケジュールの設定について、時系列に沿って解説していきます。
研修の目的・目標を整理する
研修スケジュールを組み立てるにあたっては、まずゴールを明確にしなければいけません。ここでいうゴールとは、研修の目的・目標にあたります。
研修と一口にいっても、新人研修や管理職研修、コンプライアンス研修、リスクマネジメント研修など様々ですが、目的・目標を明確にする重要性は変わりません。
現状で自社がどのような課題を抱えており、その解決のためにどんな研修が必要なのか整理しなければ、期待する効果は得られません。また、研修の期日を設定するうえでも、いつまでにその課題を解決すべきなのかを明確にしておく必要があります。
現場や育成対象者へのヒアリング
研修の目的・目標をスムーズに設定するために必要なのが、現場や育成対象者へのヒアリングです。ヒアリングを通じて、現場で欲しているスキルや、育成対象者が不安に感じている事柄などを洗い出していきましょう。
またヒアリングは、新人研修のように毎年実施する研修でも重要な工程となります。技術や情勢の変化によって、設定していた目標（人物像やスキル）が現場の実状と乖離することは少なくありません。
「不要なカリキュラムが生じていないか」「新たに学ぶ必要性が生じているスキルはないか」などを確認していきましょう。
例えば新人研修であれば、研修終了後に現場や本人にヒアリングを行い、「現場の理想とする人材を育成できているか」「効果的な研修として機能しているか」などを確認する必要があります。
予算の確認
研修スケジュールを組み立てる前に、必ず確認しなければならないのが予算です。
どの程度の予算が使えるかによって、研修の選択肢は大きく異なってきます。外部研修や資料の購入、日程の増減など、予算の有無によって左右される部分は多岐に渡るため、スケジュールを立てる前に必ず確認すべき項目のひとつです。
期日と対象者の予定を確認
スケジュールの設定に直結する項目として、研修の期日と対象者の予定を確認しましょう。対象者の時間をどれだけ確保できて、いつまでに研修を終わらせなければいけないのかは、スケジュールを組み立てる上で大きな軸となります。
例えば新人研修では、対象者のスケジュールは業務との兼ね合いを気にせずに組み立てられますが、配属日などの期日を守らなければいけません。
また、研修の対象者が多い場合は、予定の確認と日程調整が大きな負担となります。日程調整が困難であれば、eラーニングなど場所と時間を問わずに実施できる研修方法などを検討するのもよいでしょう。
研修の種類・方法の決定
研修の目的や予算、参加人数などを加味して、研修の種類と方法を決定しましょう。
社内に知見がなく難解な内容であればOFF-JTを選択する必要がありますし、対象者が多く日程調整が困難であればeラーニングが候補に挙がります。
研修の種類・方法それぞれのメリット・デメリットを把握し、社内の状況と照らし合わせて、適切な手段を選びましょう。
なお、研修の種類やその特徴については「人材育成における研修の方法・種類」で詳しく解説しています。
関連記事：「人材育成における研修の方法・種類」
順番の組み立て
数日間にわたる研修を実施する場合、研修内容の順番を組み立てることも大切です。
例えば新人研修では、「業界知識」→「自社の理念や業界における立ち位置」→「実際に行う業務の内容」といった具合に、段々と焦点を絞っていくことで、自身が携わる業務の意義や目的を掴みやすくなります。
外部研修を導入する場合も、事前に社内で研修の目的や、知識の導入部分を確認しておくことで、研修の効果・効率がアップします。
振り返り日（期間）の設定
研修スケジュールには、期日の前に振り返り日（期間）を設定しましょう。学びの定着度を確認したり、アンケートを実施して改善点を探ったりすると、ブラッシュアップに役立つ情報を収集できます。
新入社員研修のスケジュール設定
ここまで解説してきた「研修スケジュール設定の流れ」を踏まえて、具体例として新入社員研修のスケジュール設定について解説していきます。
研修の目標設定
基本的に新人研修においては、理想の人物像を見据えた長期的な目標ではなく、「現場に出るまでにこれだけは身につけてほしい」といった短期的な目標を設定しましょう。
例えば、ビジネスマナーや業界知識など、配属後にOJTで学ぶ以前に最低限必要となるスキル・知識などが挙げられます。
もちろん、半年から1年ほどかけて新人を育成する体制が整っているのなら別ですが、基本的には数週間から数ヶ月の研修で現場に出す企業がほとんどでしょう。
限られた時間のなかで新人に学ばせるものを取捨選択し、研修の目標として設定しなければいけません。
カリキュラムの選定
新人研修の目標を設定できたら、具体的なカリキュラムの選定を進めます。
自社内で活用しているツールの使用方法や電話応対といった基本的な内容から、職種ごとのスキル・知識やコンプライアンスといった専門的なものまで、研修の目標に到達できるようにカリキュラムを組んでいきましょう。
また、予算や期間を踏まえて、自社内で実施する部分と外部機関へ委託する部分も整理していきましょう。とくに外部委託はコスト面だけで判断せず、社内のリソースを確認したうえで実施を決める必要があります。
日程調整
カリキュラムの選定が完了した後、社内外の関係者と日程調整を行います。
研修担当者や外部機関への依頼はもちろん、スケジュールのなかに社内での挨拶回りや配属先への顔合わせなどを含む場合は、予め日程を周知しておきましょう。
研修スケジュールを設定する際の2つのポイント
ここからは、研修スケジュールを組み立てる際のポイントを解説していきます。
詰め込み過ぎない
予算や期日を意識するあまり、会社側の都合で過密スケジュールを組んでしまうと、思うような成果を上げられなかったり、社員のフラストレーションが溜まったりと、せっかくの研修が逆効果となってしまう恐れがあります。
スケジュールを組み立てる際は、研修でのインプットの量や質（難易度）を鑑みる必要があります。とくに社内で研修を完結させる場合は、ヒアリングなどを通じて適切なインプットの量を探っていきましょう。
余白のあるタイムスケジュール
1日がかりの研修を実施する際は、タイムスケジュールの組み方も重要となります。
例えば、新人研修で座学が中心となる日は、合間に社内見学を挟むと気分転換にもなるでしょう。
研修の内容によっては緊張状態に置かれて、思いのほか疲労が蓄積する場合もあるので、少し多めに休憩時間を設けておくのがおすすめです。
研修スケジュールのテンプレート
研修のスケジュール作成については、エクセルを活用するのが一般的です。なかでもスケジュール作成に適しているのが「ガントチャート」というテンプレートです。これに日付や内容、時刻などの項目を埋めていき、作成を進めていきましょう。
また、研修の対象者・関係者が多い場合は、Googleスプレットシートを活用して、web上で共有することをおすすめします。
研修の内容に変更が生じた際もすぐに共有でき、関係各位への伝達漏れを防ぐことができます。
数的センスを磨いて分析力・説得力の向上を目指す
定期的に実施する研修はスケジュール表を保管しておき、研修後のヒアリングなどで内容を評価し、ブラッシュアップを繰り返していきましょう。
また、研修内容の難易度や対象者の習熟度によっても適切なスケジュールは異なるため、柔軟性を持たせておくと修正を行いやすくなります。
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