業務効率化とは　生産性向上に繋がるアイディアや進め方を解説

業務効率化とは、効率的に業務を進めるためにビジネス上の「無理・無駄・ムラ」を取り除く取り組みです。

具体的なアイディアとしては「不要な業務を取り除く」「担当者の変更」「自動化（AI活用）」といった様々な方法があり、抱えている課題や掛けられるコストなどを踏まえて選定する必要があります。

今回は業務効率化によって得られるメリットや、具体的な方法・アイディア、取り組みの進め方などについて解説していきます。

業務効率化とは

業務効率化とは、効率的に業務を進めるためにビジネス上の「無理・無駄・ムラ」を取り除く取り組みです。

業務効率化の方向性としては「作業の自動化」などを目的としたツールの導入や、「残業時間の削減」を目的とした会議の短縮などが挙げられますが、いずれの方法も究極的な目的は「利益の最大化」にあります。

そのため、他社の業務効率化の施策が必ずしも自社の最適解になるとは限らず、自社の置かれている環境やビジネスモデルを踏まえて業務効率化の方法・アイディアを模索していく必要があります。

業務効率化で得られるメリット

業務効率化で得られる最大のメリットが「利益の拡大」や「コスト削減」であることは言うまでもありませんが、他にも「モチベーションの向上」「離職率の低下」といった副次的なメリットが得られます。

モチベーションの向上

業務効率化は、社員のモチベーションの向上につながります。社員が「無駄・無理」と感じている業務を省略・改善することは、働きやすい職場作りにも通じるためです。

離職率の低下

業務効率化の取り組みを「働き方改革」へとつなげることで、離職率の低下というメリットが得られます。

とくに残業時間の削減などは社員のワークライフバランスにも直結するため、優先的に取り組むべき効率化といえるでしょう。

業務効率化の方法・アイディア

業務効率化を進める際に基本となる方法・アイディアについて解説していきます。

不要な業務を取り除く

業務効率化の第一歩として、不要な業務を取り除くことから始めてみましょう。

例えば「定例で作成しているだけの日報を廃止する」「会議資料のプリントアウトをやめる」など、業務自体を取り除くことで、その業務にかかっていたリソースをまるまる浮かすことができます。

ただ、「無駄に見える業務にも、実は重要な意味があった」ということも少なくありません。業務を取り除く際は必ず「この業務は何につながっているのか」「誰に影響を及ぼすのか」などを整理したうえで実行しましょう。

業務の優先順位を意識する

社員の行動や意識を変えることも業務効率化には欠かせません。なかでも効果的なのが、業務の優先順位を意識することです。

例えば、一度は「上司・他部署に催促されたから」と本来の優先順位を崩してしまい、結果として業務が遅延してしまった……なんて経験があるのではないでしょうか。また、「Bの問題を先に処理したほうが、Aの業務が早く片づく」ということは、ビジネスシーンでもよくあることです。

タスクを多角的に捉えて、様々な尺度で仕事の優先順位を決める組織風土を構築することで、組織全体の業務効率化につながっていきます。

担当者の変更

業務効率化は業務を見直すだけでなく、担当する「人」についても見直し、積極的に人員配置を最適化することが大切です。

こうした人員配置の最適化は「動的な人材ポートフォリオ」と呼ばれ、「人材版伊藤レポート（『持続的な企業価値向上と人的資本に関する研究会』の最終報告書）」でもその必要性が指摘されています。

担当者の変更が上手くいけば、業務の効率化が進むだけでなく、燻っていた人材の働きも最大化され、二重の成果を生み出します。ただし、社員は部品ではないので、本人の意向やキャリアプランを尊重することを忘れてはいけません。

なお、人員配置の最適化については「人員配置とは　最適化のステップと考え方」でも詳しく解説しています。

関連記事：「人員配置とは　最適化のステップと考え方」

マニュアルの作成

急がば回れの業務効率化のアイディアとして、マニュアルの作成が挙げられます。

社員が各々の方法論で仕事を進めている状態には、多くの無駄が潜んでいます。例えば、社員Aが15分で済ませている作業に対して、社員Bと社員Cが30分掛かっているとすれば、社員Aのノウハウをマニュアル化すれば計30分の時間短縮となります。仮にマニュアル作成に3時間を要したとしても、その分のリソースはすぐに取り返せるでしょう。

マニュアルの作成は、担当する人員が多い業務やルーティンワークで効果を発揮しますが、業務の属人化を防ぐ意味でも重要な取り組みとなります。

ツール・システムの導入

業務効率化の方法として真っ先に思い浮かぶのが、ツールの導入かもしれません。近年であれば、コロナ禍を機に浸透した「web会議システム」は、革新的な業務効率化につながったのではないでしょうか。

業務効率化のツールやシステムは多種多様であり、自社が抱えている課題や他社への普及度合いなどを含めて検討する必要があります。例えばコロナ禍前であれば、どれだけweb会議システムが便利であろうと、取引先等が導入していなければ利便性を十分に発揮できなかったはずです。また、ツール・システムはコストだけでなく、操作性やセキュリティ面も含めて検討することが大切です。

アウトソーシング

コストはかかってしまいますが、アウトソーシングも業務の効率化の方法として非常に有効です。フリーランスや副業人材が増えたことにより、選択肢が大きく増えた業務効率化の方法でもあります。

社内にノウハウ・設備がない業務を自社で完結させようとすると、多大な労力と時間を要します。その「無理」をアウトソーシングすることで省き、社員には他のコア業務に集中させるほうが結果的に高い利益を生み出せる場合がほとんどです。

自動化（AI活用）

AIにまつわるリテラシーによって大きく差がつくのが、業務の自動化です。以前までは、日々の繰り返し作業に対してマクロを組むことが自動化の基本的な方法でした。

しかし近年のAIの進化によって、デザイン案の作成や議事録の自動作成、データ分析など様々な業務を自動で進めることができるようになりました。今後の業務効率化は、AI活用のレベルによって大きく差がつくといっても過言ではないでしょう。

業務効率化の進め方

ここからは、業務効率化の進め方を流れに沿って解説していきます。

業務の棚卸しによる現状把握

業務効率化を進めるにあたってまず行うべきなのが、業務の棚卸しによる現状把握です。

業務の棚卸しといっても、社内すべての業務を対象にするわけにはいきません。ここでのポイントは、あらかじめ「残業時間の削減」「コスト削減」といった目的を絞っておくことです。

そのうえで、業務の進め方や担当者の経験値・スキル、作業にかかっている工数などを洗い出していきます。このとき、各項目をできるだけ定量化して表現することで比較がしやすくなり、次のステップでの有効な検討材料となります。

なお、業務の棚卸しのやり方については「業務の棚卸しとは　4ステップに集約したやり方を解説」でも詳しく解説しています。

関連記事：「業務の棚卸しとは　4ステップに集約したやり方を解説」

業務の課題を洗い出す

次に、現状把握の結果をもとにして、業務の課題を洗い出していきます。具体的には、以下のような例が挙げられます。

・形骸化している習慣、業務

・同じ業務でも担当者ごとに作業時間が大きく異なっている

・属人化している業務

・経験に見合っていない重い業務が割り振られている

課題の洗い出しのポイントはずばり、業務で生じている「無理・無駄・ムラ」を探すことです。

効率化の方法を決める

課題の整理が済んだら、それぞれの課題に対して効率化の方法を検討していきましょう。「業務効率化の方法・アイディア」で解説したとおり、業務効率化の方法は数多くあるので、課題の性質やかけられるコストを踏まえて検討する必要があります。

また、中長期的な方法・アイディアを実行する場合、取り組みが順調に進んでいるかを確認するためのKPIが必要となります。これは次のステップを進めるうえでも重要な指標となるため、忘れずに設定しましょう。

効果検証

業務効率化の施策を実行したら、必ず効果検証を行いましょう。業務効率化の取り組みでは、「コストをどれだけ削減できたか」「作業時間をどれくらい短縮できたか」といった定量的に計測できる成果が出ているはずですので、費用対効果も含めて評価を行うことが大切です。

なお、目標とするほどの効率化が実現できていない場合は、方法・アイディアの再考を含めてさらなる改善に取り組んでいきましょう。

業務の効率化には数字・データの活用が欠かせない

業務の効率化を進めるのであれば、現状の業務でどの程度の無駄・ムラが生じており、各種のアイディアによってどれくらいコスト・時間を削減できたか「計測」する必要があります。そのため、数字を扱うことに抵抗がなく、データを処理・活用できる人材が欠かせません。

しかし、ビジネスパーソンのなかには、少なからず「数字に対する苦手意識」を持つ人が存在します。実際、「データ活用」と聞くだけで「自分には無理だ」と感じてしまう方もいるのではないでしょうか。

そんな業務効率化の担当者選びに悩む企業におすすめしたいのが、弊社の「ビジネス数学研修」です。弊社では、数字力の向上を通じて「把握力、分析力、選択力、予測力、表現力」の向上を図り、実際のビジネスシーンを想定したプログラムで「実務で活きる能力」を伸ばしていきます。

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